Så redovisar ni sponsorintäkter korrekt i föreningen

Att hantera sponsorintäkter korrekt är en grundpelare i föreningens ekonomiska förvaltning. När ni tar emot pengar från sponsorer skapar ni inte bara finansiella möjligheter – ni tar också på er ett ansvar att dokumentera och redovisa dessa intäkter på rätt sätt. I den här guiden visar vi hur ni gör det steg för steg.

Varför korrekt redovisning av sponsring är viktig

Korrekt redovisning av sponsorintäkter handlar om mer än att bara följa regler. Det handlar om att bygga förtroende och skapa långsiktiga relationer med era sponsorer.

Bokföring är obligatorisk enligt lag. Alla ideella föreningar som bedriver verksamhet är bokföringsskyldiga, oavsett storlek. Det innebär att varje krona som kommer in från sponsorer måste dokumenteras och bokföras. Det finns inga undantag för små lag eller föreningar.

För era sponsorer är dokumentationen minst lika viktig. Ett företag som sponsrar er förening kan bara dra av kostnaden i sin deklaration om de får en tydlig motprestation – som synlighet på hemsidan, namn på matchtröjor eller närvaro vid evenemang. Utan korrekt dokumentation från er kan sponsorn riskera att inte få avdrag, vilket gör det mindre troligt att de vill förnya avtalet.

Transparens skapar också förtroende internt. När styrelsen och medlemmarna ser att alla intäkter hanteras professionellt stärks förtroendet för föreningens ekonomiska förvaltning. Det blir enklare att söka nya sponsorer när ni kan visa att ni har ordning och reda.

Konsekvenserna av felaktig redovisning kan vara allvarliga:

• Brott mot bokföringslagen
• Problem vid revision eller granskning
• Förlorade sponsorsamarbeten när företag riskerar att inte få avdrag
• Minskad trovärdighet gentemot medlemmar och nya potentiella sponsorer

Sveriges tio största idrottsförbund drog tillsammans in 594 miljoner kronor i sponsorintäkter under 2024. Samtidigt rapporterar 28 förbund mindre än 100 000 kronor i sponsring – eller ingen sponsring alls. Rätt struktur från början öppnar dörrar för er förening att växa.

Vad ni behöver innan ni börjar redovisa sponsring

Innan ni kan registrera sponsorintäkter korrekt behöver ni ha rätt dokument och rätt åtkomst på plats.

Nödvändiga dokument

Sponsoravtal är grunden. Varje sponsorsamarbete ska dokumenteras skriftligt med information om:

• Sponsorns namn och organisationsnummer
• Avtalets giltighetstid
• Belopp eller värde på sponsringen
• Exakt vad föreningen tillhandahåller i gengäld (motprestationen)

Fakturor och kvittonbehövs för alla inbetalningar. Om sponsringen sker i form av varor eller tjänster i stället för pengar måste ni ha dokumentation som visar värdet.Dokumentation av motprestationer är kritisk. Spara bevis på vad ni har levererat: skärmdumpar från hemsidan där sponsorns logga syns, foton på matchdräkter med sponsorns namn, eller kvitton på fribiljetter ni delat ut.

Åtkomst i systemet

Den person som ska registrera sponsorintäkter behöver rätt behörighet i föreningens ekonomisystem. I SportAdmin hanteras detta genom roller och rättigheter som styrelsen tilldelar.

Ni behöver också känna till:

• Föreningens kontoplan och vilka konton som används för sponsring
• Aktuellt verksamhetsår och räkenskapsperiod
• Eventuella budgetposter för sponsorintäkter

Med SportAdmin hanteras sponsorregister och sponsorfakturering automatiskt, vilket sparar tid och minskar risken för fel. Systemet hjälper er att hålla koll på vilka sponsorer som är aktiva och när betalningar ska komma in.

Registrera sponsorintäkter i föreningens bokföring

När dokumentationen är på plats är det dags att registrera intäkterna. Här guidar vi er steg för steg.

Steg 1: Välj rätt konto

Sponsorintäkter bokförs normalt på konto 3990 ”Övriga ersättningar och intäkter” när de utgör sidointäkter för föreningen. Om er förening har stora sponsorintäkter som en central del av verksamheten kan ett eget konto vara lämpligt – diskutera detta med er revisor.

Steg 2: Klassificera typen av sponsring

Sponsring kan komma i olika former:

Kontanta sponsorintäkter– pengar som betalas in direkt till föreningens konto. Detta är det enklaste att hantera.Varusponsring– när en sponsor skänker produkter (t.ex. träningsvästar, bollar eller dryck). Dessa måste värderas till marknadspris och bokföras som både intäkt och kostnad.Tjänstesponsring – när en sponsor erbjuder tjänster utan kostnad (t.ex. gratis transport, tryckning av material eller juridisk rådgivning). Även dessa värderas och bokförs.

Steg 3: Lägg till beskrivning och referens

Varje bokföringspost ska innehålla:

• Sponsorns namn
• Fakturanummer eller avtalsnummer
• Den period som sponsringen avser
• Kort beskrivning av motprestationen

Exempel: ”Sponsring Pizzeria Napoli, avtal 2025-01, synlighet på hemsida och matchdräkt”

Steg 4: Hantera fleråriga avtal

Om ett sponsoravtal löper över flera verksamhetsår ska intäkten fördelas. Ett treårigt avtal på 90 000 kronor bokförs som 30 000 kronor per år.

SportAdmin hjälper er att automatisera denna process. Systemet kan hantera sponsorfakturering och påminnelser, vilket gör att ni aldrig missar en inbetalning eller glömmer att bokföra en intäkt.

Dokumentera sponsoravtal och motprestationer

Motprestationen är hjärtat i varje sponsorsamarbete. Det är vad som gör att företaget får dra av sin sponsorkostnad – och därmed fortsätter att sponsra er.

Vad räknas som motprestation?

En motprestation är något konkret som sponsorn får tillbaka. Vanliga exempel:

• Synlighet på hemsidan – sponsorns logga på föreningens webbplats
• Namn på matchdräkter – sponsorns företagsnamn eller logga på tröjor
• Annonsering i matchprogram – plats i tryckt eller digitalt material
• Sociala medier – omnämnande eller tack i inlägg
• Fribiljetter – tillgång till matcher eller evenemang
• Närvaro vid tävlingar – monter eller representation vid cuper

Kostnaden för er förening att leverera dessa motprestationer är ofta låg, medan värdet för sponsorn är högt. En logga på hemsidan kostar er inget extra, men ger sponsorn exponering mot alla besökare.

Så dokumenterar ni motprestationer

**I sponsoravtalet:**Skriv in exakt vad sponsorn får. ”Logotyp på föreningens hemsida under fliken Sponsorer, synlig hela säsongen” är bättre än ”synlighet på webben”.Löpande dokumentation: Spara bevis på att ni har levererat det ni lovat:

• Skärmdumpar från hemsidan med datum
• Foton på matchdräkter i användning
• Kopior av matchprogram där sponsorn syns
• Kvitton på utdelade fribiljetter

Lagring: Alla sponsoravtal och tillhörande dokumentation ska sparas enligt bokföringslagen. Digital lagring i SportAdmin gör det enkelt att hitta rätt dokument vid revision.

Med SportAdmin kan ni exponera sponsorer både på er hemsida och i medlemsappen. Systemet synkroniserar automatiskt sponsorinformation så att alla ser samma uppdaterade innehåll. Sponsorer får synlighet direkt mot medlemmarna genom pushmeddelanden och erbjudanden i appen.

Hantera vanliga utmaningar vid sponsorredovisning

Vissa situationer kräver extra uppmärksamhet. Här är lösningar på de vanligaste utmaningarna.

Värdera varusponsring

När en sponsor skänker varor i stället för pengar måste ni sätta ett värde. Använd marknadspriset – vad skulle föreningen betala om ni köpte varorna själva?

Exempel: En lokal sportbutik skänker 20 träningsvästar. Ordinarie pris per väst är 250 kronor. Totalt värde: 5 000 kronor. Bokför 5 000 kronor som både intäkt (sponsring) och kostnad (material).

Hantera delbetalningar

Om en sponsor betalar i omgångar bokför ni varje inbetalning när den kommer. Ett årsavtal på 60 000 kronor som betalas kvartalsvis ger fyra bokföringsposter på 15 000 kronor vardera.

SportAdmin automatiserar betalningsuppföljning och skickar påminnelser vid förfallna betalningar, vilket minskar er administrativa börda.

Sponsorbyte under säsongen

Om en sponsor hoppar av och ersätts mitt under verksamhetsåret:

1. Bokför den ursprungliga sponsorns betalningar som vanligt

• Skapa ett nytt avtal med den nya sponsorn
• Dokumentera att motprestationen ändrats (t.ex. nytt namn på matchtröjor)
• Uppdatera sponsorregistret så att det matchar verkligheten

Sponsring över verksamhetsårsgräns

Ett sponsoravtal som löper från 1 juli 2025 till 30 juni 2026 spänner över två verksamhetsår om ert räkenskapsår följer kalenderåret.

Lösning: Fördela intäkten proportionellt. Ett avtal på 36 000 kronor ger 18 000 kronor per halvår.

Små sponsorbelopp

Även små sponsorbelopp måste bokföras. En lokal pizzeria som sponsrar med 5 000 kronor är fortfarande en intäkt som ska redovisas. Många föreningar rapporterar mindre än 100 000 kronor i sponsring – eller ingen sponsring alls – och varje krona räknas.

Kontrollera att sponsorredovisningen är korrekt

Regelbunden kontroll säkerställer att allt är korrekt inför årsredovisning och revision.

Checklista för sponsorredovisning

Kvartalsvis kontroll:

• Stäm av att alla sponsoravtal finns dokumenterade
• Kontrollera att alla inbetalningar har bokförts
• Verifiera att motprestationer levereras enligt avtal
• Uppdatera sponsorregistret med nya eller avslutade samarbeten

Inför årsbokslut:

• Matcha sponsorlistan mot bokföringen – alla sponsorer ska finnas med
• Kontrollera att fleråriga avtal periodiserats korrekt
• Säkerställ att all dokumentation är sparad digitalt eller fysiskt
• Jämför faktiska sponsorintäkter mot budget
• Förbered underlag för revisorn

Avstämning steg för steg

Steg 1: Skapa en sponsorlista

Lista alla aktiva sponsorer med belopp och avtalsperiod. I SportAdmin finns denna lista automatiskt i sponsorregistret.

Steg 2: Jämför med bokföringen

Summera alla bokförda sponsorintäkter på konto 3990. Summan ska matcha totalen i sponsorlistan.

Steg 3: Kontrollera dokumentation

För varje sponsor – finns sponsoravtal, faktura och dokumentation av motprestation? Om något saknas, komplettera omedelbart.

Steg 4: Granska motprestationer

Har ni levererat vad ni lovat? Finns sponsorns logga på hemsidan? Syns namnet på matchtröjor? Ta skärmdumpar och foton som bevis.

Förbered för revision

Revisorn kommer att granska:

• Att alla sponsoravtal finns dokumenterade
• Att intäkter bokförts på rätt konton och perioder
• Att motprestationer är tydligt beskrivna
• Att värderingen av varusponsring är rimlig

Med SportAdmin har ni all dokumentation samlad digitalt, vilket gör revisionen smidigare. Systemet genererar automatiskt ekonomiska rapporter och underlag som revisorn behöver.

Förenkla sponsorhanteringen med SportAdmin

Korrekt redovisning av sponsorintäkter behöver inte vara komplicerad. Med rätt struktur och verktyg blir det en naturlig del av föreningens ekonomihantering.

SportAdmin automatiserar sponsorregister och sponsorfakturering så att ni slipper manuell administration. Systemet hjälper er att:

• Hålla koll på alla aktiva sponsorer på ett ställe
• Skicka fakturor och påminnelser automatiskt
• Exponera sponsorer på hemsidan och i medlemsappen
• Generera ekonomiska rapporter för styrelsen
• Spara all dokumentation digitalt inför revision

Vill ni få bättre kontroll över er sponsorhantering? Kontakta SportAdmin i dag så visar vi hur ni kan förenkla vardagen för er förening och skapa bättre förutsättningar för långsiktiga sponsorsamarbeten.