Er uppstart i Sportadmin
Vad kul att ni är med oss! Följ stegen nedan för att komma igång - vi finns med som stöd när det behövs.
Steg 1
Ladda upp ert register
Har ni redan ett medlemsregister vill vi gärna flytta in det åt er, säkert via File Transfer.
Bekräftelse & instruktion
Bekräfta att ni godkänner att vi tar emot och hanterar era uppgifter via File Transfer, samt importerar dem till föreningssystemet. Se mejlet från er kontaktperson.
Få en säker länk
Efter er bekräftelse skickar vi en länk till File Transfer via e-post, där ni laddar upp ert medlemsregister.
Ladda upp filen
Ladda upp ert medlemsregister som Excel-fil (.xlsx) via länken, så importerar vi uppgifterna åt er. Räkna med upp till 5 arbetsdagar för importen.
Vad Excel-filen bör innehålla
Ju mer komplett filen är, desto smidigare blir importen. Exempelfilen visar exakt vilka uppgifter systemet stöder.
- Personnummer inklusive de fyra sista siffrorna
- Adress
- Telefonnummer
- E-post
- Grupptillhörighet
- Uppgifter till vårdnadshavare (om tillgängligt)
Genom att ladda upp ert medlemsregister godkänner ni villkoren för uppladdning av medlemsregister.
Steg 2
Logga in och fyll i era uppgifter
När registret är importerat får ni inloggningsuppgifter med begränsad behörighet, och fyller i föreningens uppgifter. Uppstartsfilmen visar vad som ska vara på plats innan första utbildningen.
Steg 3
Boka era utbildningar
Vi går igenom systemet steg för steg så att ni snabbt kommer igång. Boka gärna alla utbildningar samtidigt, men såklart på olika dagar - då slipper ni vänta på nästa lediga tid mitt i uppstarten.
Det är vi som håller i utbildningarna
Utbildning 1
ca 2 timmar
Genomgång av grunderna i Lime Sportadmin.
Alla nyckelpersoner
Så förbereder ni er
- Säkerställ att ni har skapat inloggning och kan logga in.
- Skicka in ert föreningsupplägg - det görs i samband med bokningen - och ha det tillgängligt under utbildningen. Alltså hur era terminer, säsonger och perioder löper.
- Ha koll på vilka platser ni har aktiviteter på: anläggningar, hallar, planer.
- Ha koll på vilka roller ni använder i föreningen: spelare, ledare, huvudledare, åkare och så vidare.
- Gå igenom era grupper och se vilka som är aktiva.
Utbildning 2
ca 2 timmar
Genomgång av ekonomi, anmälan och betalning.
Alla nyckelpersoner, samt ekonomiansvarig och kassör
Så förbereder ni er
- Säkerställ att ni har skapat inloggning och kan logga in.
- Ha koll på era medlems- och träningsavgifter.
- Förbered kostnadsställen och eventuella kontoplaner.
- Var redo att ställa in villkoren för familjemedlemskap om ni erbjuder det.
- Fundera över om ni erbjuder eventuella rabatter.
Utbildning Hemsida
ca 75 minuter
Genomgång av föreningshemsidan i Lime Sportadmin.
Hemsideansvarig
Så förbereder ni er
- Säkerställ att ni har skapat inloggning och kan logga in.
- Säkerställ att ni kommer åt hemsideverktyget i Sportadmin.
- Fundera ett varv över hur ni vill strukturera upp er nya hemsida.
Utbildning Planeringsverktyg
ca 1 timme
Genomgång av verktyget för träningsplanering och schemaläggning.
Personer som sköter schemaläggning och träningsplanering
Så förbereder ni er
- Säkerställ att ni har skapat inloggning och kan logga in.
- Kontrollera att ni har Träningsplanering och Schemaläggare tillgänglig.
- Fundera ett varv kring hur ni vill strukturera er träningsplanering och schemaläggning.
Peka domän
ca 15 min
Hjälp med att peka om er domän till Sportadmins hemsida. Detta görs endast om ni har köpt en egen domän.
Den som har tillgång till webbhotellet
Så förbereder ni er
- Ha era inloggningsuppgifter klara till webbhotellet.
Försäljningar & Lagkassor
ca 1 timme
Genomgång av Försäljningsverktyget.
Ansvarig för lagkassor, ekonomi, kassör och ev. lagkassörer
Så förbereder ni er
- Säkerställ att ni har skapat inloggning och kan logga in.
- Koppla på Ping payment.
- Se över er policy kring lagkassor.
- Hör efter vad föreningen/grupperna/lagen ska sälja.
Bra att veta
- Vi rekommenderar max 5 deltagare per tillfälle från samma förening.
- Återbud måste meddelas senast 24 timmar innan, annars debiteras föreningen 500 kr exkl. moms.
Steg 4
Informera medlemmar och ledare
Bytet går lättare om alla vet vad som händer. Här är två utkast att kopiera, anpassa och skicka.
För medlemmarUtkast till medlemsutskick
Nu byter vi till Lime Sportadmin!
Nu är det dags för oss att uppdatera vårt administrationssystem och börja använda Lime Sportadmin. Det gör det möjligt för oss att ta nästa steg som förening. Med en mer automatiserad administration kan vi lägga mer tid på kärnverksamheten.
Framåt kommer vi att erbjuda digitala betalsätt som Swish, kort, faktura och delbetalning. Allt för att underlätta för er som medlemmar.
För dig som medlem
Du hanterar allt som rör föreningen direkt i Sportadmin-appen:
- Se kommande träningar och matcher
- Svara på kallelser
- Hantera betalningar
- Se föreningens alla utskick på ett ställe
- Håll koll på lagkassan och försäljningar
- Hantera samåkning
Ladda ner appen från App Storeeller Google Play. Logga in med din mejladress, så får du en engångskod skickad till dig.
För ledareUtkast till ledarutskick
Nu byter vi till Lime Sportadmin!
Inför [termin] börjar vi använda Lime Sportadmin som föreningsplattform. Det gör det möjligt för oss att ta nästa steg som förening. Med en mer automatiserad administration kan vi lägga mer tid på kärnverksamheten.
Du som ledare arbetar i appen. Där hanterar du gruppens aktiviteter, närvaro, utskick och mycket mer. Du loggar in med din mejladress och det lösenord du väljer när du blir inbjuden.
Ladda ner appen från App Storeeller Google Play. Allt du behöver för att komma igång finns i guiden för dig som ledare.
Har du frågor går det bra att höra av dig till Lime Sportadmins support på040-630 10 60eller info@sportadmin.se.
Ledarhub
Appen är så enkel att ingen utbildning behövs
En ledare loggar in och kan kalla till sin första träning tio minuter senare - inget kurstillfälle krävs. Ledarhub samlar allt en ledare behöver på ett ställe.
Till LedarhubSteg 5
Ni är igång
Nu är det bara att köra. Skicka era första medlems- och träningsavgifter, ta emot anmälningar och bokningar, och sköt föreningen i Lime Sportadmin.
Värt att dubbelkolla
Aktivera integrationerna
Se till att kopplingarna till Fritidskortet, IdrottOnline, Rbok / ApN och eventuellt API är påslagna.
Se över gruppkopplingarna
Säkerställ att behörigheterna för varje roll stämmer med hur ni faktiskt arbetar.
Läs om gruppkopplingarSkicka ut ledarbehörigheterna
Bjud in era ledare så att de kommer igång i appen. De har en egen guide att utgå från.
Läs om ledarvyn
Vi finns kvar
Om ni behöver hjälp
Er kontaktperson följer er genom uppstarten, och supporten finns kvar långt efter. Gäller frågan er egen verksamhet - avgifter, grupper, medlemmar - är det ni som styr, men vi visar gärna var i systemet.