Automatische incasso zonder losse bankbestanden

Elke maand dezelfde stappen: een incassobestand aanmaken, uploaden bij de bank en de resultaten weer verwerken in je systeem. Het werkt, maar het kost tijd. En het blijft een taak die je niet mag vergeten.

In ons webinar van 21 oktober lieten we zien hoe dit in Sportadmin werkt. Wil je liever meekijken? Bekijk dit onderdeel in de opname, vanaf 19:15.

Hoe het vaak gaat

Veel systemen werken met een incassobestand. Je uploadt dit bij de bank en verwerkt vervolgens de terugkoppeling over de betalingen in je systeem. De incasso zelf verloopt automatisch, maar het aanleveren van de bestanden en het verwerken van de resultaten vraagt nog handmatig werk.

Hoe het in Sportadmin werkt

Bij de aanmelding voor de wachtlijst regelen ouders online ook de machtiging voor automatische incasso. Of je een wachtlijstvergoeding vraagt, bepaal je zelf. Vraag je bijvoorbeeld tien euro en betalen ouders dit via iDEAL? Dan wordt tegelijkertijd de machtiging aangemaakt.

Vraag je geen vergoeding? Dan regelen ouders wel de machtiging via Stripe, maar wordt er bij de aanmelding niets afgeschreven.

Zodra je een leerling voor het eerst in een groep plaatst, wordt het abonnement aangemaakt. De incasso verloopt vervolgens automatisch volgens de ingestelde betaalafspraken. Je hoeft niet iedere maand zelf incassobestanden aan te maken en te uploaden. Je houdt het overzicht en kunt actie ondernemen als dat nodig is.

Goed om te weten:

• De machtiging wordt al bij de aanmelding geregeld. Het abonnement wordt pas aangemaakt wanneer de leerling voor het eerst in een groep wordt geplaatst.
• Lukt een incasso niet? Dan zie je bovenaan een melding en kun je direct naar de betreffende abonnementen.
• Meer uitleg vind je in het helpartikel ‘Abonnementsbetalingen via Stripe’.

Je financiën overzichtelijk bij elkaar

In het financiële overzicht vind je de transacties, facturen en incasso’s. Ook zie je de lopende abonnementen en hun status. Naast de automatische abonnementsfacturen kun je zelf losse facturen aanmaken en betalingsherinneringen versturen.

Heb je een overzicht nodig voor jezelf of je boekhouder? Dan exporteer je dit met een paar klikken, bijvoorbeeld een overzicht van alle ontvangen betalingen. Het bestand wordt automatisch gedownload. Meer over dit scherm lees je in ‘Het financieel overzicht’.

Bekijk de uitleg in het webinar

Het onderdeel over de incasso begint op 19:15. Het financiële overzicht volgt vanaf ongeveer 21:00. Daarna volgt de communicatie met ouders.

Bekijk het hele webinar

Hoe pak jij dit nu aan?

Hoeveel tijd kost de incasso jullie iedere maand? En waar loop je tegenaan? We horen het graag. Neem contact met ons op, dan lopen we samen door hoe dit in Sportadmin werkt.