De Weekassistent toont vrije plaatsen

Zevenentachtig van de negentig plekken gevuld is een goede week. Het is ook precies het soort getal waarin het deel dat aandacht verdient verstopt zit: de drie plekken die leeg blijven tenzij iemand ze vandaag opmerkt.

Dat is het hele idee achter de weekassistent, die nu bovenaan Groepen & Lessen staat.

Wat hij precies zegt

Open de week en je krijgt een korte samenvatting in gewone taal. Geen dashboard om te interpreteren, maar een paar zinnen die vertellen waar je staat:

• hoe vol de week is, als één getal
• welke dagen al volgeboekt zijn, zodat je er niet meer naar hoeft te kijken
• waar nog iets te winnen valt, en om hoeveel plekken het gaat
• wat die open plekken waard zijn als ze één ronde leeg blijven

Daaronder krijgt elke dag van de week een eigen balk, zodat één blik genoeg is om te zien dat dinsdag tot en met zondag vol zijn en de gaten op maandag en woensdag zitten.

Klik je vervolgens op de dag, dan stelt hij voor wie je op de plek kunt zetten.

Waarom er geld in zit

De meeste planningstools stoppen bij "6 van 8". Dat klopt, en het is makkelijk om er een paar weken achter elkaar langs te scrollen.

Een open plek is echter geen abstractie. Het is een les die tegen dezelfde kosten draait met één leerling minder in het water. Drie ervan in een week is ruwweg honderdvijfenzeventig euro in één ronde, in een zwemschool waar dezelfde drie gaten zich stilletjes het hele seizoen herhalen.

Dus de assistent noemt het bedrag hardop. Niet om er dramatisch over te doen, maar omdat op een bedrag in euro's actie volgt en op een breuk meestal niet.

Hij stelt voor. Jij beslist

De assistent verplaatst niemand. Klik je op een dag met een open plek, dan draagt hij de gezinnen op je wachtlijst aan die passen bij die groep, dat niveau en dat tijdstip, en jij neemt het vanaf daar over. Goedkeuren, overslaan of iemand lager op de lijst kiezen.

Dat onderscheid is belangrijk voor ons. Niemand wil software die 's nachts de groepen herschikt en het achteraf vertelt. De taak hier is het werk doen dat je anders op zondagavond met een spreadsheet had gedaan, en daarna uit de weg gaan.

Waar je hem vindt

Hij staat bovenaan Groepen & Lessen, boven de week. Hij wordt bijgewerkt terwijl boekingen binnenkomen, en je kunt hem inklappen als je er liever niet naar kijkt. Filter op dag, programma, locatie of instructeur en de samenvatting volgt je filters, zodat een zwemschool met twee locaties er één tegelijk kan bekijken.

Waar we nog aan werken

Een paar dingen waarvan we weten dat ze eraan komen, vooral omdat zwemscholen erom hebben gevraagd:

• dezelfde samenvatting over meerdere weken, zodat een patroon zichtbaar is voordat het een seizoen wordt
• een seintje wanneer een groep lang genoeg onder capaciteit zit dat samenvoegen de moeite waard is
• het voorgestelde gezin rechtstreeks vanuit het paneel berichten, in plaats van een naam naar een e-mail te kopiëren

Run jij een zwemschool en heb je hier een mening over? Dan horen we die liever nu dan nadat we het hebben gebouwd. Neem contact op en we plannen een kort gesprek.

En heb je de rest van Lime Sportadmin nog niet gezien? Boek een demo en we lopen het samen door met jouw eigen week op het scherm.